Institut für Rechtsmedizin

Direktionsassistent*in mit Empfangstätigkeit
60-80 %

Das Institut für Rechtsmedizin untersucht im Auftrag der Strafuntersuchungsbehörden lebende und verstorbene Menschen unter rechtsmedizinischen Gesichtspunkten. In jedem Fall Klarheit zu schaffen – das haben wir uns zum Ziel gesetzt. Um dieses Ziel zum Nutzen der Gesellschaft zu erreichen, greifen wir die neusten Erkenntnisse unseres Fachs auf und setzen diese um.
Das IRM-UZH steht für ein innovatives Institut für Rechtsmedizin. Werden Sie Teil davon!
Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung einen/eine Direktionsassistent*in mit Empfangstätigkeit.

Ihre Aufgaben

Proaktive Unterstützung des Direktors in allen administrativen und organisatorischen Belangen (Termin-, Time- und Travelmanagement)
Administrative Unterstützung der Leitung Finanzen, HR & Administration, sowie IT & Projekte
Verantwortlich für die Organisation von Sitzungen, der Aufbereitung von Sitzungsunterlagen sowie Protokollführung
Konzeptionelle, finanzielle und administrative Verantwortung in den CAS Zertifikatslehrgängen und Koordination im Bereich Lehre
Sicherstellung der inhaltlichen Aktualität des Intranets
Vor- und Nachbearbeitung von Events, Konferenzen, Meetings und Präsentationen
Professionelle Bedienung der Telefonzentrale und Pflege der Adressdatenbank
Betreuung und Empfang externer Gäste, Kunden und Lieferanten
Erledigung allgemeiner Büro- und Sekretariatsaufgaben
Übernahme der Gruppenleitungsfunktion Empfang und Sekretariat zu einem späteren Zeitpunkt

Ihr Profil

Als Direktionsassistent/in auf Stabs- oder Geschäftsleitungseben, mit einer ausgeprägten Dienstleistungsmentalität und hoher Kundenorientierung (intern wie auch extern), idealerweise mit eidg. Fachausweis, schauen Sie auf einige Jahre Erfahrung zurück.
Freude an unterstützender Tätigkeit der Leitungsebenen, verbunden mit der dafür notwendigen Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion.
Erfahrung bei der Mitarbeit in organisatorischen Projekten, wie z. Bsp. Optimierung von Prozessen und Sicherstellung sowie Verbesserung der Qualität.
Durch Ihre selbständige, qualitätsbewusste und strukturierte Arbeitsweise und Ihre rasche Auffassungsgabe verlieren sich auch in komplexen Situationen und unter Termindruck nicht den Überblick.
Ihr freundliches und verbindliches Auftreten, sowie Ihr professionelles Kommunikationsverhalten und Ihre guten Sozialkompetenzen tragen zur Teambildung bei.
Durch Ihre ausgeprägten analytischen Fähigkeiten und Ihre Hands-on Mentalität erzielen Sie kreative und pragmatische Lösungen.
Sie kommunizieren stilsicher und einwandfrei in Deutsch sowie Englisch (schriftlich und mündlich) und besitzen redaktionelles Geschick, idealerweise auch in einer weiteren Landessprache.
Ausgezeichnete Kenntnisse vernetzter Office-Anwendungen, Erfahrung mit Adobe Illustrator und Adobe InDesign von Vorteil.
Sicherstellung der Stellvertretung in den Bereichen Empfang und Sekretariat.

Wir bieten Ihnen

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem nicht alltäglichen, interessanten und gesellschaftlich relevanten Umfeld. Diversität und Inklusion sind uns ein wichtiges Anliegen.

Arbeitsort

IRM Zürich, Winterthurerstrasse 190/52, 8057 Zürich

Stellenantritt

Der Stellenantritt erfolgt nach Vereinbarung. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis am 12.03.2021 ein.
Es werden ausschliesslich Direktbewerbungen berücksichtigt.